Собственник бизнеса не всегда активно вовлечен в процесс ведения бухгалтерии, но он должен быть уверен, что учет ведется правильно, налоги оплачиваются корректно, а финансовое состояние компании — в порядке. Чтобы убедиться в этом, важно задавать бухгалтерии правильные вопросы. Эта статья поможет вам понять, какие аспекты требуют внимания, и предлагает чек-лист для проверки эффективности работы бухгалтера.
1. Проверка корректности ведения бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет — это не просто технический процесс, а основа стабильной и прозрачной работы компании. Его корректность влияет на соблюдение законодательства, репутацию и финансовую устойчивость. Собственник должен обращать внимание на признаки качественной работы бухгалтерии, чтобы вовремя заметить проблемы и исключить ошибки.
На что нужно обратить внимание:
1. Скорость проведения платежей:
Платежи не должны занимать больше 5 минут с момента их запроса. Если процесс занимает слишком много времени, это говорит о том, что учет плохо организован.
2. Формирование актов сверки с контрагентами:
Актуальные акты сверки должны быть готовы в течение 1 часа после запроса. Задержки или расхождения в данных — красный флаг, который указывает на недостаточное внимание к учету расчетов с партнерами.
3. Работа в отчетные периоды:
- Если бухгалтерия в авральном режиме пытается закрыть квартал, это говорит о том, что данные не собираются и не обрабатываются в реальном времени.
- Никто не может получить информацию от бухгалтерии, а наоборот, сами бухгалтеры запрашивают у сотрудников старые данные или документы.
- Это не только снижает эффективность работы компании, но и указывает на системные проблемы в организации учета.
Доначисления, штрафы и блокировки счетов:
Если со счета компании происходят списания за штрафы или доначисления налогов, а тем более блокируются счета по решению контролирующих органов, это явный сигнал о том, что учет ведется с нарушениями.
Красные флаги:
- В отчетные периоды бухгалтерия «горит»: Бухгалтеры не успевают закрывать отчетность, требуют старые документы, недостающие данные от сотрудников. Это значит, что учет не ведется своевременно, а данные собираются только в момент сдачи отчетов.
- Непрозрачность учетных процессов: Собственник или сотрудники компании не могут получить информацию о текущем состоянии расчетов, задолженностей, налоговых обязательств.
- Санкции со стороны контролирующих органов: Любые блокировки счетов, штрафы или доначисления налогов — это результат ошибок, которые могли быть устранены заранее.
Признаки правильной работы бухгалтерии:
- Платежи готовятся и проводятся в течение 5 минут после запроса.
- Актуальные акты сверки с контрагентами доступны в течение 1 часа.
- Бухгалтерия работает стабильно и автономно даже в отчетные периоды: все данные уже собраны, документы подготовлены заранее.
- Отсутствуют штрафы, доначисления и блокировки счетов.
Как обеспечить корректность учета:
1. Регулярно проводите аудиты:
Внешняя проверка учетных процессов помогает выявить слабые места и улучшить работу бухгалтерии.
2. Интеграция с учетными системами:
Автоматизация учета исключает ошибки, связанные с человеческим фактором, и позволяет обновлять данные в режиме реального времени.
3. Прозрачность процессов:
Собственник бизнеса должен иметь доступ к информации о платежах, расчетах с контрагентами, задолженностях и налогах в любое время.
4. Обучение сотрудников:
Если сотрудники компании не понимают, какие данные и документы нужны для учета, это создает дополнительные риски. Регулярное обучение помогает исключить ошибки.
Чек-лист для проверки:
- Платежи проводятся не более чем за 5 минут.
- Акты сверки формируются в течение 1 часа.
- В отчетные периоды бухгалтерия работает стабильно, без авралов.
- Нет требований, штрафов, доначислений или блокировок счетов.
- Документы и задачи не теряются.
- Данные обновляются в реальном времени, и собственник может получить актуальную информацию о состоянии компании и документы.
- Бухгалтер всегда на связи, когда он необходим.
- Вы вспоминаете о бухгалтерии только тогда, когда вам нужно согласовать реестр заработных плат, график отпусков или подписать документы
Если вы замечаете красные флаги или сомневаетесь в качестве ведения учета, это повод пересмотреть подход к организации бухгалтерских процессов. Бухгалтерия должна не просто соответствовать требованиям закона, но и помогать бизнесу быть стабильным и эффективным.
2. Данные для управленческого и финансового учета
Современный бизнес требует мгновенного доступа к актуальной информации. Корректно настроенный бухгалтерский учет должен предоставлять собственнику не только ретроспективные данные, но и данные в режиме реального времени.
Это ключевой маркер того, что учет выстроен правильно и бизнес работает эффективно.
Что важно спросить у бухгалтера:
Могу ли я получить актуальный бухгалтерский баланс в любой момент?
Отчетность должна быть готова для представления инвесторам, партнерам или тендерным площадкам.
Как быстро обновляются данные учета?
Данные должны быть оперативными, чтобы собственник мог оценивать финансовое состояние бизнеса здесь и сейчас, а не по отчетам двухнедельной давности.
Есть ли интеграция с учетными системами?
Учет должен быть объединен с платежным календарем, CRM и ERP-системами, чтобы избежать ручного внесения данных и минимизировать ошибки.
Можно ли контролировать кассовые разрывы и платежный календарь ежедневно?
Система учета должна предоставлять возможность отслеживать все текущие и планируемые операции, чтобы своевременно реагировать на изменения.
Как организован учет доходов и расходов?
Бухгалтерия должна быть готова к переходу на управленческий учет без перестройки системы.
Чек-лист для проверки:
- Учет ведется в облачных системах, поддерживающих интеграцию с банковскими счетами, CRM и ERP.
- Данные о платежах, задолженностях и кассовых остатках обновляются в режиме реального времени.
- Ежемесячные обязательные платежи (аренда, связь, подписки) производятся вовремя, без задержек.
- Нет кассовых разрывов, а финансовые операции согласуются оперативно.
- Собственник может в любой момент получить отчет о текущем финансовом состоянии компании.
- Бухгалтерия готова к внедрению управленческого учета, и это не потребует значительной перестройки.
Чего стоит избегать:
Многие собственники сталкиваются с тем, что финансовый директор или бухгалтер, работающий удаленно, предоставляет отчеты с задержкой. Например:
- Финансовый директор вручную вносит данные учета, сделок и подписанных актов в Excel или дашборд.
- Это занимает время, и данные, которые владелец бизнеса получает к концу месяца, уже устарели.
- В итоге компания работает с цифрами, отражающими состояние дел двухнедельной или даже месячной давности.
Такой подход исключает ежедневный контроль платежного календаря, оперативное выявление кассовых разрывов и, как следствие, возможность принятия своевременных управленческих решений.
Идеальное решение:
Бухгалтерия и финансовый учет должны быть построены так, чтобы:
- Данные обновлялись в режиме реального времени через автоматизированные системы.
- Собственник мог получить актуальные цифры в один клик, без дополнительных запросов или уточнений.
- Любая информация о движении средств, оплате счетов, закрытии сделок или кассовых разрывах была доступна мгновенно.
Если данные недоступны в режиме реального времени, это явный сигнал о необходимости модернизации учета. Современные инструменты обеспечивают прозрачность и минимизируют риски, помогая собственнику оперативно принимать решения и избежать финансовых потерь.
3. Налоговая оптимизация
Грамотно организованная работа с налогами не только помогает минимизировать налоговую нагрузку в рамках закона, но и позволяет избежать штрафов и доначислений. Бухгалтерия должна активно взаимодействовать с собственником, чтобы заранее сообщать о суммах налогов, возможных изменениях и путях оптимизации.
Что важно спросить у бухгалтера:
Какие суммы налогов начислены на текущий месяц?
Собственник должен получать информацию о налогах не накануне уплаты, а заблаговременно, минимум раз в месяц. Это необходимо для корректного планирования финансовых потоков и предотвращения кассовых разрывов.
Изменилась ли система налогообложения на следующий год?
Бухгалтер должен заранее сообщить, потребуется ли переход на другую систему налогообложения в связи с изменением лимитов, законодательства или увеличением оборотов компании.
Как изменится работа в связи с новыми налоговыми правилами?
Уже в декабре 2024 года бухгалтерия должна определить, как изменения в законодательстве на 2025 год повлияют на процессы компании. Возможно, потребуется переработка учетных систем, привлечение нового сотрудника или пересмотр существующих процедур.
Чек-лист для проверки:
- Вы ежемесячно получаете прогнозируемые суммы налогов для уплаты в текущем квартале.
- Бухгалтерия регулярно предлагает легальные способы оптимизации налогов: налоговые вычеты, корректное распределение расходов и т.д.
- Уже к декабрю текущего года бухгалтер определил, как новые налоговые изменения повлияют на бизнес, и представил план адаптации.
- Бухгалтерская система учета позволяет оперативно пересчитать налоги в случае изменения законодательных норм.
- Налоги вашей компании соответствуют средним показателям для отрасли.
Что может делать бухгалтерия для оптимизации:
- Использовать налоговые вычеты, предусмотренные законодательством.
- Внимательно отслеживать изменения в налоговых ставках, льготах и вычетах.
- Оценивать целесообразность изменения системы налогообложения (например, переход с УСН на ОСНО или наоборот).
- Заранее сообщать собственнику о рисках и дополнительных налоговых обязательствах.
Актуально на декабрь 2024 года:
С учетом изменений, вступающих в силу с 2025 года, бухгалтерия уже должна:
- Оценить, остаются ли действующая система налогообложения и внутренние процессы эффективными в новых условиях.
- Разработать план перехода на новые нормы, если это потребуется.
- Подготовить компанию к возможному увеличению налоговой нагрузки и пересмотреть штат сотрудников (при необходимости).
Подробнее о налоговых изменениях, которые вступят в силу с 2025 года, можно прочитать в нашей статье на VC.
Налоговая оптимизация — это не разовая задача, а постоянный процесс. Собственник бизнеса должен быть в курсе текущей налоговой ситуации, а бухгалтерия обязана обеспечивать прозрачность, прогнозируемость и контроль. Правильная организация этого процесса минимизирует риски и помогает компании сосредоточиться на росте.
Чек-лист для собственника: Как понять, что бухгалтер работает хорошо.
- Вы ежемесячно получаете информацию о текущих суммах налогов, и можете получить ее в любой момент по запросу
- Вы ежемесячно получаете список документов, которых не хватает для отражения в учете и для уменьшения налогов
- Вам не звонят контрагенты и не спрашивают, почему вы не указали в декларации счета-фактуры с ними
- Вы в любой момент можете получить у бухгалтера актуальный акт сверки с любым контрагентом
- Вам не приходят требования от контролирующих органов, а если и приходят, то своевременно обрабатываются и не провоцируют проблемы
- Вы вспоминаете о бухгалтерии только тогда, когда вам нужно согласовать реестр заработных плат, график отпусков или подписать документы
- Вы всегда можете предоставить актуальную бухгалтерскую отчетность (Баланс) партнерам, инвесторам или тендерным площадкам
- Ваши налоги соответствуют суммам налогов по вашей отрасли рассчитанную от оборотов
- Платежки и счета подготавливаются не более чем за 5 минут с момента запроса
- У вас не возникает проблем с утерей документов, которые вы предали или не выполнением задач, которые вы поставили
- Ежемесячные счета за связь, подписки, интернет, аренду, кредиты и т.д. оплачиваются без перебоев и вашего участия
- Отсутствуют кассовые разрывы
- Бухгалтер всегда на связи, когда он необходим
- Конец квартала не отличается от обычного буднего дня, ваши сотрудники всегда могут обратиться к бухгалтерии и не услышать при этом: «У нас нет времени, у нас отчеты!»
- Бухгалтерский учет готов к внедрению управленческого учета при необходимости, и не нужно его полностью перестраивать или восстанавливать
Заключение
Бухгалтерия — это не просто учет, а основа финансовой стабильности компании.
Вопросы, которые собственник задает бухгалтерии, помогают выявить слабые места, улучшить процессы и избежать проблем. Если ваш бухгалтер справляется со всеми задачами из чек-листа, значит, у вас надежный тыл для бизнеса.
Для тех, кто хочет больше уверенности, КУБ2Б предлагает бесплатную консультацию по вопросам бухгалтерского учета и финансовой оптимизации. Напишите нам, чтобы проверить, как работает ваша бухгалтерия, и получить рекомендации по улучшению!
